Sistem Audit Stok Gudang & Rekonsiliasi Pesanan Marketplace Toko Online (Shopee, TikTok Shop, & Reseller WA) Berbasis Desktop .NET 10 WPF

Latar Belakang Proyek & Tantangan Operasional

Proyek ini berawal pada tahun 2021 ketika sebuah Online Shop & Distributor Kosmetik/Skincare di Medan mengalami kendala serius dalam mengontrol kesesuaian stok fisik barang di rak gudang dengan ratusan pesanan harian yang masuk dari berbagai kanal penjualan. Pada versi terbarunya (Redesigned Edition 2026), sistem ini telah dirombak total menggunakan arsitektur modern .NET 10 WPF dan database lokal SQLite untuk menangani ekosistem omnichannel masa kini.

Dalam operasional harian toko online kosmetik dan skincare, pemilik usaha umumnya menghadapi empat titik kebocoran stok berikut:

Kerumitan Stok Paket Bundling (Product Bundling): Saat pembeli memesan Paket Bundling Glowing 4-in-1 di marketplace, staf gudang mengambil 4 item fisik berbeda dari rak (Facial Wash, Toner, Serum, dan Cream), namun laporan Excel marketplace hanya mencatat keluarnya 1 SKU Paket. Akibatnya, perhitungan sisa stok produk satuan di gudang selalu selisih.

Perbedaan Format Laporan Excel Antar-Marketplace: Struktur kolom file ekspor pesanan dari Shopee, TikTok Shop / Tokopedia, hingga format legacy (satu sel berisi gabungan teks multi-produk) memiliki nama kolom yang berbeda-beda dan sering berubah.

Pesanan Reseller via Chat WhatsApp Tidak Tercatat di Sistem: Selain marketplace, distributor kosmetik menerima puluhan pesanan rutin dari reseller dan agen melalui teks chat WhatsApp yang sering terlewat saat rekapitulasi stok keluar harian.

Pesanan Batal / COD Retur Ikut Terpotong: Pesanan dengan status Batal, Rejected, atau gagal kirim sering kali tidak sengaja ikut terhitung sebagai barang keluar saat staf merekap manual di spreadsheet.

Solusi Rekayasa & 6 Modul Utama Aplikasi

Untuk memangkas waktu rekapitulasi harian dari berjam-jam menjadi hitungan detik, Konek Media merancang aplikasi Audit Stok & Pesanan Toko Online (AuditStockTokoOnlineApp) dengan 6 modul terintegrasi:

1. Dashboard Eksekutif Ringkasan Gudang & Valuasi Aset Real-Time

Menampilkan indikator performa utama (KPI) secara instan begitu aplikasi dibuka: Total SKU terdaftar, Total Stok Awal Fisik, Estimasi Nilai Aset Stok (Rp), rincian barang keluar per kanal (Shopee | TikTok | Bundling | WhatsApp), Sisa Stok Sistem, hingga indikator warna status audit harian (100% Sesuai / PASS atau peringatan jumlah SKU Selisih).

2. Master Produk Gudang & Pemetaan SKU Marketplace

Mengelola daftar barang fisik gudang (WarehouseCode seperti FW-ACNE, SERUM-VITC) yang dipetakan langsung ke kode MarketplaceSku (SKU-FW-ACNE), lengkap dengan kategori produk, harga satuan, dan stok awal. Modul ini juga mendukung kompatibilitas mundur (backward compatibility) untuk mengimpor daftar produk dari file teks format lama (produk.txt).

3. Mesin Auto-Unbundling (Master Resep Paket Bundling)

Memungkinkan admin mendaftarkan komposisi produk satuan di dalam sebuah SKU Paket (contoh: PKT-GLOW-4IN1 terdiri dari 1x Facial Wash, 1x Toner, 1x Day Cream, dan 1x Night Cream). Setiap kali SKU Paket tersebut terjual di Shopee, TikTok Shop, maupun chat WhatsApp, mesin aplikasi otomatis memecah dan memotong stok masing-masing komponen produk satuan di gudang secara presisi.

4. Impor Excel Marketplace Multi-Format & Dynamic Column Mapper (MiniExcel)

Deteksi & Pemetaan Kolom Cerdas: Membaca ribuan baris file .xlsx pesanan Shopee dan TikTok Shop dalam fraksi detik menggunakan pustaka streaming MiniExcel tanpa membebani RAM maupun memerlukan instalasi Microsoft Office.

Dynamic Column Mapper Modal: Jika pihak marketplace mengubah nama header kolom pada pembaruan sistem mereka, pengguna cukup menyesuaikan pemetaan kolom (No. Pesanan, Status, Pembeli, SKU, Jumlah) melalui jendela pengaturan tanpa perlu mengubah kode program.

Parser String Pesanan Format Lama: Tetap mampu mengekstrak kode SKU dan kuantitas dari format sel tunggal gabungan ([1] Produk: ... Harga: Rp ... SKU-...; Jumlah: ...;).

Filter Otomatis Order Batal & Generator Picking List: Mengabaikan baris berstatus REJECTED / BATAL / CANCEL / RETUR secara otomatis serta menghasilkan daftar ambil barang (Picking List) yang siap disalin ke clipboard untuk tim packing gudang.

5. Parser Otomatis Order Chat WhatsApp Reseller

Staf admin cukup menyalin (copy-paste) teks daftar pesanan dari chat WhatsApp reseller (format baris - 3 FW-ACNE, - 2 TONER-GLOW, termasuk kode paket bundling). Sistem otomatis memvalidasi keabsahan kode SKU, menghitung total unit fisik yang keluar, dan menyimpannya ke dalam buku pergerakan stok harian.

6. Audit Stok Fisik (Stock Opname), Tutup Buku Harian, & Ekspor PDF Resmi (QuestPDF)

Input Stok Fisik Rak Interaktif: Cukup klik dua kali (double-click) pada baris produk untuk memasukkan hasil hitung fisik di rak gudang, dan sistem langsung menampilkan angka Selisih Audit (Variance) beserta status kelulusan audit (SESUAI (PASS) atau SELISIH).

Fitur Tutup Buku Harian (Daily Roll-Over): Dengan satu klik konfirmasi di akhir hari, angka stok fisik aktual di rak otomatis disahkan menjadi saldo Stok Awal Gudang untuk hari kerja berikutnya.

Ekspor Laporan Audit ke PDF & Excel: Menghasilkan dokumen laporan Berita Acara Stock Opname berformat PDF siap cetak (menggunakan mesin rendering QuestPDF) maupun lembar kerja .xlsx untuk arsip manajemen.

Perbandingan Alur Kerja: Rekapitulasi Manual vs AuditStockTokoOnlineApp (.NET 10)

Spesifikasi Arsitektur Teknis

Framework & Runtime: .NET 10.0 (net10.0-windows) dengan antarmuka WPF (Windows Presentation Foundation) yang responsif dan ringan.

Mesin Database: SQLite (Microsoft.Data.Sqlite) dengan integritas transaksi penuh (ACID-compliant) untuk menyimpan tabel Products, BundleRecipes, dan DailyAuditMovements secara lokal tanpa ketergantungan koneksi internet.

Pemrosesan Dokumen: Integrasi MiniExcel untuk pembacaan/penulisan spreadsheet berkecepatan tinggi dan QuestPDF untuk pembuatan dokumen laporan audit PDF berstandar perusahaan.